邢台现代职业学校

物资设备采购招标及验收管理实施办法

（试行）

 

第一章 总则

第一条  为了进一步规范学校物资设备采购招标及验收管理工作，提高资金使用效益，保证项目质量，维护学校利益，促进规范管理，根据《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国政府采购法》等有关法律法规及规定，结合我校实际，特制定本办法。

第二条  招标采购活动必须遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。采购信息要及时公开。

第三条 属于规定招标范围和金额标准的项目，必须通过招标选择供应商，任何部门和个人不得将依法必须进行招标的项目化整为零或者以其他方式规避招标。

第四条 学校招标的项目范围和金额标准按照《邢台现代职业学校集中采购与直接采购的限额标准》（见附件一）执行。

第五条 学校监察（审计）部门依法对招标工作实施监督，招标活动及其当事人必须主动接受监督管理。

 

第二章 管理机构

第六条 为加强对招标采购及验收工作的管理，成立学校招标及验收工作领导小组（以下简称“学校领导小组”）、学校物资设备采购招标及验收工作小组（以下简称“学校工作小组”）。

（一）学校领导小组。由校长（担任组长）、分管相关工作的副校长及校纪检书记等组成，领导小组具体事务由学校工作小组负责落实。

（二）学校工作小组（主管招标办校领导担任组长），由招标办、监察（审计）室、财务处、总务处、筹建处、教务处、各专业部、实训中心、资产办和工会组织主要负责人组成。学校工作小组具体事务由招标办负责落实，具体采购项目申请人或经办人作为部门代表参与。

第三章 工作职责

第七条 学校领导小组职责

（一）负责管理全校招标及验收工作。

（二）审议学校招标工作的规章制度，提交学校党政联系会议研定。

（三）协调解决招标采购及验收工作中出现的重大问题。

（四）研究决定其他必要的事项。

第八条 学校工作小组职责

（一）负责政府集中采购项目和学校自行招标采购项目的招标采购工作。

（二）指导、检查和协调学校采购项目招标及验收工作。

（三）协调解决采购项目招标及验收工作中出现的问题。

（四）负责相关采购项目的招标档案管理。

（五）负责学校招标采购项目采购合同签订、合同履行以及合同价款的支付工作。

（六）根据国家规定，选择物资设备采购项目的招标代理机构。

（七）完成学校领导小组交办的其它任务。

第四章 采购组织形式和采购方式

第九条 采购组织形式包括：校内招标采购、校外招标采购。

校内招标采购是指由学校工作小组在校内自行组织或委托招标代理机构的招标采购；校外招标采购是指按国家相关规定，需经市采购办审批，委托市政府采购中心或招标代理机构组织的招标采购。

第十条 采购方式包括：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价采购和直接采购等采购方式，以公开招标为主。

（一） 公开招标：《河北省政府采购集中采购目录及限额标准》内项目，单项或批量金额在150万元（含）以上的，必须实行公开招标方式采购，公开招标过程应包括计划报送、编制标书、发布公告、接受投标、组织评审、结果公示等一系列法定程序。

（二） 邀请招标：符合下列情形之一的可以采用邀请招标：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值比例过大的。

（三） 竞争性谈判：符合下列情形之一的可以采用竞争性谈判：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。

（四）竞争性磋商：符合下列情形之一的可以采用竞争性磋商：（1）学校购买服务项目；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；（4）市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；（5）按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。

（五） 单一来源采购：当出现以下情形时可以采用单一来源采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。当使用单一来源采购时，学校采购（招标）审批表应充分描述采用单一来源采购的理由。

（六） 询价采购：符合下列情形之一的可以采用询价采购：（1）采购的物资设备规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目。（2）无法提出具体技术参数要求的特殊物资设备，如树木花卉项目。询价采购的结果要经学校工作小组确认。

（七）直接采购：对于金额较小且需求紧迫的采购项目，采购中心可根据实际需求直接选定供货单位进行采购，一般为：通用设备类产品单价1万元（不含）以下，教学设备单价为2万元（不含）以下，其他物资一次性综合采购3万元（含）以下。

第五章  采购程序

第十一条 采购程序包括：采购申请（含购前论证）—实施采购—签订合同—货到验收—入库报销—固定资产入帐—档案保存等。

第十二条 学校工作小组招标采购工作程序

（一）提出采购申请。采购单位在确定资金来源和充分调查询价基础上，填写《邢台现代职业学校采购（招标）审批表》（见附件二），需进行论证或预算审核的采购项目，项目采购部门需做好相关论证，做好预算审核。

（二）递交采购申请。经过签署意见的《邢台现代职业学校采购（招标）审批表》、项目采购技术参数、相关要求、售后服务要求及购前论证等相关资料送至招标办（项目采购技术参数、相关要求、售后服务要求需同时提交电子版）。由于采购招标需经过：审批—挂标—开标—结果公示等过程，每个过程都有相应的时限要求，因此校外招标采购应至少提前一个月递交采购申请，校内招标采购应至少提前10天递交采购申请。

（三）确定组织形式和采购方式。按照相关规定选择合适的采购组织形式和采购方式。

（四）编制招标文件。校内采购招标，校内自行组织的采购，由招标办编制招标文件，委托招标代理组织的采购，由招标代理编制招标文件后，送招标办审核；校外采购招标，由市政府采购中心或委托的招标代理机构编制招标文件后，送至招标办审核。

（五）确认招标文件。招标办对招标文件审核后，组织专家对采购项目内容进行论证，论证后送项目采购部门负责人审核并确认签字。审核中有疑问时，由招标办负责沟通与协调。招标文件未经采购部门负责人审核确认签字的，不能发布招标公告。

（六）开标、评标与定标。按照规定程序进行信息公告和开标、评审、采购结果公示等各环节工作。

校内招标，由学校工作小组组织开标，招标办负责具体事务性工作，本单位具备相关项目专业人员时，从本单位随机抽取人员进行评标，本单位不具备相关项目专业人员时，从学校专家储备库中（专家人员来自市采购办专家库）中随机抽取人员进行评标，采购部门需派人进行评标；校外招标，由市政府采购中心或者招标代理机构按政府相关规定组织开标、评标。校内和校外招标，学校财务处、监察（审计）处、采购部门须派人参加，招标办负责沟通协调。

采购招标评审结束后，招标办将评审报告和第一中标候选人的投标书副本等相关材料交采购部门负责人（或经办人）。评审结果经公示无疑议后，授予第一中标候选人中标通知书。第一中标候选人弃标的，可以由第二中标候选人递补，也可以重新组织招标。

（七）签订、履行合同。中标人凭中标通知书与采购部门签订采购合同。采购合同的签字和盖章按照如下程序履行：

1、采购部门负责编写合同，采购部门负责人需认真核对采购合同内容（采购合同内容必须与招标和投标文件相符），审核无误后在合同经办人处签字；

2、采购部门主管校领导需认真审核采购合同内容（采购合同内容必须与招标和投标文件相符），审核无误后在合同代表人处签字；

3、学校办公室对已按要求签字的采购合同加盖学校印章，并按要求进行印章使用登记；

4、校外采购，采购部门需将签字生效的采购合同原件和中标通知书原件（或复印件）一式两份送招标办；校内采购，采购部门需将签字生效的采购合同原件和中标通知书原件（或复印件）一份送招标办。

采购合同按规定必须在中标通知书发出之日起30日内签订。无正当理由拒绝签订或者逾期签订的，按规定追究当事人责任。

合同签订双方应严格履行合同。对不严格履行合同引起的相应损失和责任，由违约方自行承担。

（八）验收、入库和付款。具体要求详见第六章。

（九）整理保存档案。具体要求详见第七章。

物资设备采购、验收工作流程见附件四。

第十三条 学校工作小组招标采购工作程序

学校采购小组可根据实际情况选择合适的采购方式进行采购：

1、公开招标：编制公开招标文件和发布公告，公告时间不得少于5日历天。开标过程要指派专人做好评标会议记录和纪要，参加人员在纪要上签字确认。招标结果应及时上网公示。

2、邀请招标：编制邀请招标文件和发布公告，公告时间不得少于5日历天。开标过程要指派专人做好评标会议记录和纪要，参加人员在纪要上签字确认。招标结果应及时上网公示。

3、竞争性谈判（或磋商）：编制谈判（或磋商）招标文件和发布公告，公告时间不得少于5日历天。谈判过程要指派专人做好谈判会议记录和纪要，参加人员在纪要上签字确认。谈判结果应及时上网公示。

4、单一来源谈判：首先发布招标公示，公示时间不得少于5日历天。公示无异议后，编制单一来源招标文件发布公告，公告时间不得少于5日历天。若采取单一来源谈判方式，理由要充分，谈判过程要指派专人做好谈判会议记录和纪要，参加人员在纪要上签字确认。

5、询价采购：校内采购，已发布询价单形式进行采购，参与询价人员应至少为3名，且必须在会议纪要上签字。询价采购结果经学校工作小组讨论认可后形成纪要确认通过；校外采购，编制询价招标文件和发布公告，公告时间不得少于5日历天。询价过程要指派专人做好谈判会议记录和纪要，参加人员在纪要上签字确认。询价结果应及时上网公示。询价单格式见附件五。

6、直接采购：学校采购急需的1万元（不含）以下通用设备类产品，2万元（不含）以下教学设备，其他物资一次性综合采购3万元（含）以下，可直接选定供货单位，不做会议纪要。

校内采购招标在学校网站和相关媒体上发布招标公告；校外采购招标在中国政府采购网、省政府采购网、市政府采购网和学校网站发布招标公告。

第六章 验收、入库和付款

第十四条 货到后，采购部门应及时开箱验货，清点数量，检测性能，如实填写《物资设备验收单》（见附件三），根据验收单的要求逐级上报验收。不得无故拖延验收或拒绝验收。

（一）单台（件）2万元（含）以上、批量金额在10万元（含）以上的物资设备采购项目，由采购部门组织预验收，通过后提交学校工作小组验收，学校工作小组在组织验收时可以视情况聘请专家或者专业机构进行验收，招标办、监察（审计）处派人参与，专家或者专业机构的意见即为校工作小组的验收意见；单台（件）2万元（不含）以下、批量金额在10万元（不含）以下的物资设备采购项目，由采购部门组织验收，通过后验收结果报送学校工作小组备查。

（二）单株价格3000元（含）以上或同种一次性采购金额5万元（含）以上或多个品种一次性采购金额10万元（含）以上的苗木采购项目由采购部门组织预验收，通过后提交学校工作小组验收。单株价格3000元（不含）以下或同种一次性采购金额5万元（不含）以下或多个品种一次性采购金额10万元（不含）以下的苗木采购项目由采购部门组织验收，通过后验收结果报送学校工作小组备查。

（三）单台（件）或批量5000元（不含）以下的物资设备采购项目可以不填写验收单，按学校报销程序，经相关人员和经费负责人在报销凭据上签字即可视为验收通过。

无论何种级别验收，采购部门负责人和主管领导对货物质量把关负有首要责任。

第十五条 上级部门对验收有特别要求的按上级部门要求执行验收。

第十六条 入库。达到固定资产入库条件的采购项目需进行固定资产登记。

第十七条 付款。采购单位必须在保证资金安全、货真价实的前提下按照合同约定及时做好货款支付工作，不得无故拖延。

第十八条  实施直接采购的项目无需形成会议纪要和合同，但须经费负责人认可和做好资产入库后，根据财务部门相关程序报销。

第七章  档案、数据整理和信息公示

第十九条 凡通过招标集中采购的档案资料、数据整理和信息公示等均由招标办负责。

学校工作小组应指派专人做好档案和数据整理，纸质档案应保存至少十年。及时做好采购信息电子化，根据市采购办要求定期上报，以确保统计信息实时准确。

存档材料应至少包含以下内容：

公开招标：《邢台现代职业学校采购（招标）审批表》、招标文件、会议纪要、投标文件（包含报价清单、供货清单）；

邀请招标：《邢台现代职业学校采购（招标）审批表》、邀请函、招标文件、会议纪要、报价文件（包括报价清单、供货清单）；

竞争性谈判（或磋商）：《邢台现代职业学校采购（招标）审批表》、谈判（或磋商）文件、会议纪要、报价文件（包括报价清单、供货清单）；

单一来源采购：《邢台现代职业学校采购（招标）审批表》、

含单一来源采购原因的公示、单一来源文件、会议纪要、报价文

件（包括报价清单、供货清单）；

询价采购：《邢台现代职业学校采购（招标）审批表》、询价文件（或询价单）、报价文件（包括报价清单、供货清单）和询价情况的会议纪要；

直接采购：直接采购无需档案材料保存。

第八章 附 则

第二十条 本办法由学校物资设备招标及验收工作小组负责解释。

第二十五条服务项目、属于政府采购范围内的房屋修缮、公共设施维修等采购按照本办法执行。

第二十六条 本办法自发文之日起实行，原有规定与本办法不一致的，以本办法为准。

 

附件：

1.邢台现代职业学校集中采购与直接采购的限额标准

2.邢台现代职业学校采购（招标）审批表

3.物资设备验收单

4.物资设备采购、验收工作流程图

5.物资设备采购询价单

 

 

 

附件1：

  邢台现代职业学校集中采购与直接采购的限额标准